井上寧(やすし)税理士事務所井上寧(やすし)税理士事務所

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2021.10.20.Wed | こう考えています

電子取引の保存要件のうち、訂正削除の防止に関する事務処理規程とはどういうものか? ~ 電子帳簿保存法改正[4]



今回は


電子取引の保存要件の「真実性の要件」のうち、訂正削除の防止に関する事務処理規程とはどういうものか?





を紹介します。


電子帳簿保存法とは


法人税や所得税で紙での保存が義務付けられている帳簿書類について、一定のルールを満たしたうえで、電子データによる保存を可能にするなどを定めた法律です。


電子取引の取引情報を電子データとして保存する場合に次のような「真実性の要件」というものがあります


つまり次の①~④のうち、いずれかの措置を採用する必要があります


① タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う。

② 取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付すとともに、保存を行う者または監督者に関する情報を確認できるようにしておく。

③ データの訂正削除を行った場合に、その記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムで取引情報の授受および保存を行う。

④ 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて、その規程に沿った運用を行う。




①とは、もらう前にタイムスタンプが付されているもので、②はもらった後にタイムスタンプを付す措置です。③は訂正削除が簡単にできないクラウドシステムにデータを保管するものです。④が訂正削除を勝手に行えないように、規程を作成して、備え付けておく措置です。

①~④のうち現実的な措置として、④による運用する場合には、具体的どのような規程を整備すればよいか?




国税庁からひな型が例示されています




つぎのような規程です。


電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程(ひな型)

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第7条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を履行するため、○○において行った電子取引の取引情報に係る電磁的記録を適正に保存するために必要な事項を定め、これに基づき保存することを目的とする。

(適用範囲)

第2条 この規程は、○○の全ての役員及び従業員(契約社員、パートタイマー及び派遣社員を含む。以下同じ。)に対して適用する。

(管理責任者)

第3条 この規程の管理責任者は、○○とする。

第2章 電子取引データの取扱い

(電子取引の範囲)

第4条 当社における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。

一 EDI取引

二 電子メールを利用した請求書等の授受

三 ○○(クラウドサービス)を利用した請求書等の授受

四 ・・・・・・

記載に当たってはその範囲を具体的に記載します。

(取引データの保存)

第5条 取引先から受領した取引関係情報及び取引相手に提供した取引関係情報のうち、

に定めるデータについては、保存サーバ内に○年間保存する。

(対象となるデータ)

第6条 保存する取引関係情報は以下のとおりとする。

一 見積依頼情報

二 見積回答情報

三 確定注文情報

四 注文請け情報

五 納品情報

六 支払情報

七 ○○

(運用体制)

第7条 保存する取引関係情報の管理責任者及び処理責任者は以下のとおりとする。

一 管理責任者 ○○部△△課 課長 ○○

二 処理責任者 ○○部△△課 係長 ○○

 –

(訂正削除の原則禁止)

第8条 保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。

(訂正削除を行う場合)

第9条 業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除する場合は、処理責任者は「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、管理責任者へ提出すること。

一 申請日

二 取引伝票番号

三 取引件名

四 取引先名

五 訂正・削除日付

六 訂正・削除内容

七 訂正・削除理由

八 処理担当者名

2 管理責任者は、「取引情報訂正・削除申請書」の提出を受けた場合は、正当な理由があると認める場合のみ承認する。

3 管理責任者は、前項において承認した場合は、処理責任者に対して取引関係情報の訂正及び削除を指示する。

4 処理責任者は、取引関係情報の訂正及び削除を行った場合は、当該取引関係情報に訂正・削除履歴がある旨の情報を付すとともに「取引情報訂正・削除完了報告書」を作成し、当該報告書を管理責任者に提出する。

5 「取引情報訂正・削除申請書」及び「取引情報訂正・削除完了報告書」は、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、訂正・削除の対象となった取引データの保存期間が満了するまで保存する。


附則

(施行)

第 10 条 この規程は、令和○年○月○日から施行する。



(出所:電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問24)






【電子帳簿保存法改正に関する記事】



1 電子帳簿保存法の改正により「スキャナ保存」に関する要件が緩和されます。「タイムスタンプ付与が不要」のクラウドとは 

2 電子データが保存書類と認められるためには、訂正削除の防止の事務処理規程の備え付けが現実的?

事業を営んでいる個人事業主です。取引先から電子メールにPDFの請求書が添付されて送付されます。改正後はどのように保存すればよいですか?










「変化を探し、変化に対応し、変化を機会として利用する」

(ピーター F.ドラッカー)

秋の1日を元気にお過ごしくださいね。




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