手書きで追加記入した書類の保存方法について ～ 電子帳簿保存法改正[19]

今回は

取引相手に交付する書類を出力して、書類に手書きで新たな情報を追加した場合

を紹介します。

たとえば

国税関係書類である請求書などを電子保存する場合、その電磁的記録を出力した請求書などに手書により新たな情報を付加した上で相手方に交付した場合

その写しは書面により保存しなければなりません。

というのは

電磁的記録で保存することができる国税関係書類は、「自己が一貫してコンピュータを使用して作成する」ものでなければならないとされています。

したがって、コンピュータにより作成した国税関係書類を書面に出力し、それに手書により新たな情報を付加したものは、一貫して電子計算機を使用して作成したものではありません。

その書類については、書面により保存しなければならないことになります。

　

（出所：電子帳簿保存法一問一答　帳簿書類関係 Q&A22）

ではどうすればよいのでしょうか？

出力後、追加記入をするような書類の控えを「電子保存」するのであれば、スキャナ保存することになります。

わかりやすく言えば、書類を電子保存するということは次のような意味です

① 自社で作成する書類について電子保存するのが「書類の電子保存」です。

② 他社から受領した書類を電子保存するのが「スキャナ保存」です。

電帳法の保存対象の考え方について、次の図表が分かりやすいです。

（出所：freeeの電子帳簿保存法対応機能のお知らせ）

変化を探し、変化に対応し、変化を機会として利用する。

（ピーター Ｆ.ドラッカー）

春の1日、元気にお過ごしくださいね。

[編集後記]

月曜日の「創業者のクラウド会計」はお休みしました。

トップの画像は北海道の斜里町の桜です。

北海道では、連休中が桜の見頃になります。

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