複数の請求書が含まれているようなPDFの電子データは、どのように保存すればよいでしょうか？ ～ 電子帳簿保存法改正[52]
電子帳簿保存法の電子取引の記事です。
今回は
複数の請求書が含まれているPDFの電子データは、どのように保存すれば検索要件を満たすことになりますか？
を紹介します。
電子取引のデータを保存する際には検索できるようにしておく必要があります。
<参考>
→ データでもらったものはデータで検索できる形で保存します。紙はダメ！です
複数の請求書等が含まれているようなPDFの電子データについて検索要件を満たすには
① 受け取ったPDFファァイルは、取引ごとにデータの同一性を保持して、記録事項を変更することなくデータを分割します。
② 分割したPDFファイルのファイル名に規則性を持った形で記録項目を入力します。
こうすることにより、一覧性を持って管理し、かつ税務職員のダウンロードの求めに応じることができるようにしているときは、検索要件を満たします。
電磁的記録の記録事項の検索をすることができる機能（検索機能の意義）とは
検索により探し出された記録事項のみが整然とした形式および明瞭な状態で出力される機能をいいます。
したがって、検索した結果として、特定の記録事項を抽出することができるようにする必要があります。
しかし、今回説明した方法に限られるわけではなく、取扱通達4-9で示している内容を満たすことができれば、検索機能を備えていることになります。
<参考> 電子帳簿保存法取扱通達
4-9 検索機能の意義
「規則第2条第6項第6号《検索機能の確保》及び第5条第5項第1号ハ《優良な電子帳簿に関する検索機能の確保》に規定する「電磁的記録の記録事項の検索をすることができる機能」とは、蓄積された記録事項から設定した条件に該当する記録事項を探し出すことができ、かつ、検索により探し出された記録事項のみが、ディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で出力される機能をいう。この場合、検索項目について記録事項がない電磁的記録を検索できる機能を含むことに留意する。」
（出所：「電子帳簿保存法一問一答 電子取引関係」令和4年6月 問46）
「変化を探し、変化に対応し、変化を機会として利用する。」
（ピーター Ｆ.ドラッカー）
秋の１日、元気にお過ごしくださいね！
[編集後記]
先週、久しぶりに（1年ぶり）茨木市にある大阪法務局北大阪支局に仕事で。
多くの利用者がおられ、驚きました！
ブログは曜日により、次のようにテーマを決めて書いています。
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